03.09.2018

Секреты успеха в организации конференций - интервью Горана Ставрика. Внимание к деталям

ФАО оказывает помощь и проводит консультации по вопросам продовольственной безопасности и питания, здоровья лесов, рыболовства и аквакультуры, изменения климата, вредителей и болезней растений и животных, международной торговли пищевыми продуктами, органического сельского хозяйства, средств к существованию в сельских районах и многим другим вопросам. Осуществление контроля и определение приоритетных  направлений деятельности в Европе и Центральной Азии –  работа Региональной конференции ФАО для Европы. Проходящая раз в два года в разных странах Региональная конференция  -непростое с точки зрения организации мероприятие как для принимающей страны, так и для команды ФАО в регионе. Горан Ставрик, сыгравший координирующую роль в организации трех последних конференций, -размышляет о многих неизвестных факторах, необходимых для успешного проведения Региональной конференции ФАО.

Что самое важное в подготовке Региональной конференции?

Большинство людей согласятся с тем, что это ее содержание: подготовка повестки дня в консультации с нашими странами-членами и разработка справочных документов по каждой из обсуждаемых политических и технических тем. Однако, по моему опыту, практическая и материально-техническая подготовка не менее важна. Это тысяча мельчайших деталей, которые в сочетании друг с другом создают благоприятную, хорошо слаженную среду, в которой делегаты могут полностью сконцентрироваться на работе и обсуждениях.

Что является отправной точкой  материально-технического обеспечения?

Одной из первых и наиболее важных задач является выбор места проведения. Просто любого отеля или конференц-центра не достаточно, поскольку это трехдневная конференция, в которой участвуют до 300 делегатов и наблюдателей, где дискуссии на пленарных заседаниях должны быть обеспечены  синхронным переводом, покрайней мере, на четыре разных языка. Также имеют место параллельные заседания и презентации в небольшихпомещениях, встречи делегаций с Генеральным директором ФАО и десятками журналистов, фотографов и операторов. На недавно прошедшей  конференции в Воронеже место было определено заблаговременно и это действительно оптимальное решение  для подобного мероприятия.

Какие дальнейшие шаги?

Обычно первый контактный пункт делегата – это регистрация, поэтому мы много работаем над тем, чтобы сделать онлайн-регистрацию легкой, гибкой, безопасной и прозрачной. За регистрацией следует целый ряд других действий  –  бронирование гостиниц, получение визы, составление маршрута поездки, организация трансфера поприбытии, печать бэйджей и т. д. Если мы сделаем свою работу хорошо, то участники прибудут отдохнувшими и приступят к работе в отличном настроении.

Параллельно мы дорабатываем, переводим и размещаем все справочные документы на веб-страницах Региональной конференции –  на английском, французском, русском и испанском языках – и все это находит отражение в мобильном приложении Конференции. В принимающей стране и в регионе в целом выходит серия новостных сообщений для СМИ, а мы работаем над тем, как будет организовано и оформлено место проведения.

Наконец, неделя Региональной конференции наступила.

Команда ФАО прибывает на несколько дней раньше, чтобы контролировать подготовку: монтаж президиума, установку большого экрана и камер для видеосъемки, размещение и подключение кабин переводчиков, распаковку и установку национальных флагов, оформление места проведения, тестирование подключения к интернет-трансляции и брифинг волонтеров.

Кто такие волонтеры и что они делают?

Как правило, это студенты университетов в городе, где проходит Конференция. Они набираются правительством принимающей страны для оказания помощи: работают на стойке информации Конференции, встречают делегатов в аэропорту, копируют документы, работают на стойке публикаций, проводят мониторинг новостей о Конференции, размещенных в местных СМИ, и работают на пленарных заседаниях в качестве посыльных и сопровождающих лиц. В Воронеже у нас было около 30 добровольцев, все они были очень компетентны и полны энтузиазма. Было бы невозможно провести региональную конференцию без них.

Слева: Во время перерыва в работе конференции сотрудник по программе ФАО Горан Ставрик с помощью заместителя Председателя Конференции Спиридона Эллинаса (Кипр) и секретаря Региональной конференции Юрико Шоджи решает текущие задачи. Справа: Ставрик консультируется с коллегой Норбертом Винклером по вопросу подготовки заключительного доклада 31-й Региональной конференции ФАО для Европы. ©ФАО/Шарон Ли Коуэн

Конференция открылась. И что потом?

С этого момента настало время работать делегатам. В регион Европы и Центральной Азии входят 53 страны и одна организация-член  – Европейский союз. Члены избирают своего председателя, двух заместителей председателя и двух докладчиков. Со вступительными заявлениями выступают Генеральный директор ФАО, высокопоставленный представитель принимающей страны, представитель организаций гражданского общества и другие. Важно, чтобы голоса гражданского общества были услышаны по всем основным пунктам повестки дня, чему способствует проведение консультации с гражданским обществом в преддверии Региональной конференции.

Первый и, возможно, самый важный пункт повестки дня обсуждается на совещании на уровне министров, где страну представляет  министр сельского хозяйства или другое высокопоставленное должностное лицо. Затем делегаты рассматривают остальные пункты повестки дня. Для того чтобы диалог стал возможным, синхронные переводчики работают по три часа посменно.

А что происходит за кулисами?

Утром и днем выступающие на Конференции  докладчики с помощью технических сотрудников ФАО готовят части проекта доклада. Эти тексты передаются в штаб-квартиру ФАО в Риме, где опытные переводчики находятся в режиме ожидания и, при необходимости, готовы приступить к работе незамедлительно.

Утром третьего дня принимающая страна обычно приглашает делегатов посетить один или несколько объектов на местах: пахотные земли, скотоводческую ферму, завод по переработке пищевых продуктов или рынок оптовых продуктов. Это - возможность познакомиться и узнать об инновационных практиках в области продовольствия и сельского хозяйства в принимающей стране. К моменту возвращения делегации с выездной поездки, проект отчета Региональной конференции доступен на всех четырех языках для обсуждения и утверждения.

Студенты воронежского университета (Россия) были волонтерами на 31-й Региональной конференции ФАО для Европы. Волонтеры оказывают помощь делегатам и команде Конференции, работая на стойке информации и стойке публикаций, исполняя обязанностипосыльных и сопровождающих лиц, проводя мониторинг новостей о Конференции, размещенных в местных СМИ. ©ФАО/Василий Максимов

Не могли бы Вы назвать пять основных пунктов, необходимых для успешного проведения Региональной конференции ФАО.

1. Установить прочные контакты с правительством принимающей страны и организацией, которая с его строны занимается подготовкой мероприятия.

2. Заранее определить место проведения. Я не утверждаю, что этого достаточно, но до тех пор, пока не назначено место, остальные  материально-технические  процессы не могут быть запущены.

3. Поставить себя на место делегата. Проиграть  в голове сценарий. Попытаться представить каждый этап спозиции участника.

4. Четко определить роли для каждого члена команды, в то же время потом нужно быть  достаточно гибким. Необходимо понимание того, что каждая задача тесно связана с другими. Даже коллеги, которые не принимают непосредственного участия в организации, могут выполнять большой объем работы в месяцы, предшествующие Региональной конференции.

5. Но как бы вы тщательно не готовились,  все равно некоторые решения всегда будут ошибочными. Будьте изобретательны и готовы идти на компромисс, чтобы решать возникающие проблемы «на лету».

Все НОВОСТИ